Sie dienen als kompetenter Ansprechpartner und sach- und fachliches Bindeglied zwischen den beteiligten Fachbereichen (u.a. Business Units mit Innen- und Außendienst)
Sie helfen bei der Erstellung und Management von Veranstaltungsdokumentation im System MAP
Sie übernehmen die Recherche von Hotels, Terminkoordination, Beauftragung und Abrechnung und kümmern sich um die Reisekostenabwicklung und somit um das Überprüfen auf Richtigkeit und Vollständigkeit
Sie sorgen für die Überprüfung der Einhaltung von Compliance-Anforderungen
Sie sind für die Kommunikation mit Kunden (intern wie extern) zuständig
Sie stellen die benötigte Dokumentation und Genehmigungen sicher und überwachen diese. Außerdem helfen Sie bei dem Erstellen von Reportings für Veranstaltungs-Initiatoren innerhalb des Unternehmens
Sie arbeiten eng zusammen mit Event-, Finanz- und Compliance-Abteilung
Sie sorgen für die monatliche Messung der KPI Performance und Analysen zur Optimierung von Arbeitsabläufen und Sonderprojekte außerhalb Ihrer Linienaufgabe (situativ)
Sie übernehmen Schulungen von neuen Mitarbeitern zum Prozess

Sie bringen vorzugsweise eine kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung mit
Sie können fundierte Berufserfahrung in vergleichbarer Position vorweisen (wünschenswert)
Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams) sowie ein fundiertes Verständnis für Dokumentationssoftware
Kenntnisse in weiteren digitalen Tools sind von Vorteil
Sie beherrschen sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sie legen großen Wert auf prozessorientiertes und abteilungsübergreifendes Denken und Handeln
Sie verfügen über die Fähigkeit, Prozesse zu optimieren und effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern sowie relevante Richtlinien und gesetzliche Vorgaben zu befolgen und deren Umsetzung zu gewährleisten
Sie bringen ein hohes Engagement, Kunden- und Servicementalität mit

Event Support Specialist (m/w/d)